Så gör du exitintervjuer till en viktig del av din personalhantering

Exitintervjuer är idag en vedertagen metod, men det kan vara svårt att få till en struktur som är mer givande än tidskrävande. Nedan går vi igenom hur du maximerar nyttan med exitintervjuer.

En exitintervju, eller utgångsintervju, är ett viktigt verktyg för er personalhantering. Även om det kan kännas tidskrävande, kan du få ut mycket viktig information om er organisation ur ett annat perspektiv. Detta leder i sin tur till att ni ständigt kan förbättra och utvecklas som en attraktiv arbetsplats.

Men vad är en exitintervju?

En exitintervju är en sista intervju med en medarbetare som lämnar en organisation. Syftet med denna är att få feedback och insikt i hur anställda upplever företaget. Ni får även mer insikt i varför medarbetare lämnar ifall det sker på eget bevåg. Detta är ett bra sätt att kunna förbättra och utveckla sina processer och stämning på arbetsplatsen. Syftet är däremot oftast inte att försöka få medarbetaren att stanna kvar på företaget, utan snarare att hitta möjliga förbättringspunkter. Detta kan vara exempelvis dålig personalhantering, mindre bra chefer eller dålig kommunikation. 

Hur ser en bra exitintervju ut?

Intervjun kan se ut på olika sätt, finns inget rätt eller fel så länge man får ut nyttig information från medarbetaren. Intervjun kan vara både mer formell eller i ledigare form, och strukturerad eller inte, det är upp till er som företag hur ni vill jobba. Det är bra att skapa upp kortare guidelines över vilka frågor ni vill jobba med för att kunna jämföra data och dra slutsatser utifrån dem.

Tänk på att vara tydlig med att exitintervjun är frivillig att genomföra. Alla medarbetare kanske inte känner för att göra en intervju, speciellt om de har blivit uppsagda.

Vem ska hålla intervjun?

Intervjun bör genomföras av HR-avdelningen eller en chef från en annan avdelning. Det är viktigt att medarbetaren känner sig trygg med att lämna ärlig kritik och feedback, vilket kan vara svårt om det är deras närmaste chef som håller i intervjun. Detta då det finns en risk att medarbetaren vill lämna feedback om just dennes ledarskap eller liknande. Oftast är den närmaste chefen den man senare vill använda som referens, och då bör inte exitintervjun påverka detta.

Hur lång ska en exitintervju vara?

En exitintervju kan variera i längd, men standard är att planera ca en timme. Det kan vara en god idé att lämna utrymme ifall intervjun skulle dra över tiden, så att ni inte tvingas avbryta och medarbetaren har mer denne vill säga.

exitintervjuEn viktig fråga att ta upp är styrkor och svagheter i er företagskultur.

Exempel på viktiga frågor att ställa:

 
Till alla medarbetare som lämnar företaget:
  • Vad skulle du säga är styrkor i vår företagskultur?
  • Vad anser du är mindre bra i vår företagskultur?
  • Vad skulle vi kunna göra bättre?
  • Vad har vi lyckats med?
  • Har du haft alla förutsättningar för att kunna göra ett bra jobb hos oss?
  • Hur har samarbetet med dina kollegor varit?
Till medarbetare som sagt upp sig:
  • Varför började du leta efter ett nytt jobb?
  • Vad var det som fick dig att acceptera ditt nya jobb?
  • Finns det något vi kunde ha gjort för att behålla dig här?
  • Hur har du upplevt dina utvecklingsmöjligheter?

Efter intervjun

Efter intervjun är det viktigt att noggrant gå igenom svaren och se vad medarbetaren egentligen sagt och menat. Det kan vara svårt att våga säga allting rakt ut, så ibland får man läsa mellan raderna för att få ut det egentliga svaret. Därefter är det viktigt att se över förbättringspunkter, och fundera ut åtgärder för dessa. Kom ihåg att det kan bli väldigt tydligt vem som sagt vad, så det är viktigt att försöka hålla någon slags anonymitet över det hela för att undvika negativa känslor mot medarbetaren som slutar. Det är även bra att ta med sig det positiva från samtalet. Dessa punkter är sådant ni bör fortsätta med eftersom det har varit uppskattat hos medarbetarna.

Kom igång med TimeplanGo!

Digitalisera er schemaläggning, tidrapportering och personalhantering, och frigör tid för annat. Med TimeplanGo är du igång på bara några minuter, helt kostnadsfritt och utan varken tidsbegränsning eller krav på betalningsinformation.