Timeplans allmänna villkor

Omfattningen av Timplans åtaganden samt en beskrivning av den utrustning och programvara m.m. som ingår i Systemet framgår av Offerten. Eventuella ändringar av eller tillägg till dessa Allmänna Villkor framgår av Bilaga A.

2. Tidplan

Parterna skall enas om en tidplan för installationen av Systemet samt utförandet av Tjänsterna (”Tidplanen”). Tidplanen skall i förekommande fall bifogas med namn Avtalet som Bilaga B.

3. Definitioner

I Avtalet skall följande begrepp ha den betydelse som anges nedan.

•  ”Avtalet” avser det av parterna undertecknade Avtal om Leverans av System för tidregistrering, inklusive bilagor, till vilket dessa Allmänna Villkor är bifogade.

•  ”Systemet” avser den hårdvara och annan utrustning samt de standardprogramvaror och eventuella specialutvecklade program för integration med Beställarens eller tredje mans system, inklusive uppdateringar, nya versioner och dokumentation, som anges i Offerten.

•  ”Tjänsterna” avser den eller de tjänster i form av installation, programutveckling, utbildning, service, support, samt eventuella andra tjänster eller uppdrag som Exsens ska utföra åt Beställaren enligt vad som anges i Offerten.

4. Motstridiga uppgifter

Om det i Avtalet förekommer motstridiga uppgifter gäller de ingående dokumenten inbördes i följande ordning:

1) Offerten
2) dessa Allmänna Villkor
3) övriga bilagor

5. Kommunikation

Vardera parten skall löpande underrätta den andra Parten i alla frågor som är av betydelse för parternas rätta fullgörande av Avtalet, samt i all sådan kommunikation uttrycka sig med sådan tydlighet som skäligen kan erfordras.

6. Licensen

Exsens upplåter en icke-exklusiv, icke överlåtbar licens att nyttja alla de programvaror och den dokumentation som ingår i Systemet, samt sådana immateriella rättigheter som anges i punkten 14.1 (”Licensen”).

Såvida inget annat avtalats får Licensen endast nyttjas i Beställarens egen verksamhet och i övrigt med de begränsningar avseende verksamhetsställe och antal användare m.m. som, i förekommande fall, framgår av Offerten.

Beställaren får varken helt eller delvis kopiera programvaror eller dokumentation som ingår i Systemet.

Beställaren får inte underlicensiera eller på annat sätt genom t.ex. uthyrning, lån eller leasing vidareupplåta hela eller delar av Licensen eller Systemet.

7. Exsens åtaganden

Exsens skall utföra Tjänsterna med för ändamålet lämplig, kvalificerad och kompetent personal.

Tjänsterna ska utföras på ett fackmannamässigt sätt.

Om inte parterna skriftligen kommer överens om något annat, skall Systemet levereras till och Tjänsterna utföras i Beställarens lokaler.

Exsens skall i god tid före installationen och utförandet av övriga Tjänster påbörjas, meddela Beställaren vilka eventuella förberedande åtgärder som Beställaren måste vidta.

8. Beställarens åtaganden

För att Exsens skall kunna utföra Tjänsterna ska ”Beställaren” ansvara för följande:

1. Beställaren skall lämna Exsens tillgång till de lokaler, utrustning, databaser och programvara hos Beställaren som är erforderliga för utförande av Exsens åtaganden enligt Avtalet.

    

2. Beställaren skall vidta förberedande åtgärder inför installationen av Systemet samt utförandet av Tjänsterna i övrigt i enlighet med Exsens anvisningar. 
3. Beställaren skall granska handlingar och meddela beslut samt fortlöpande lämna upplysningar som är nödvändiga för att Exsens skall kunna genomföra sina åtaganden enligt Avtalet. 
4. Beställaren skall lämna korrekta och erforderliga uppgifter om förhållanden och förutsättningar hos Beställaren.

9. Underkonsulter

Exsens ansvarar för underkonsult som anlitas för utförande av Tjänsterna såsom för egen del.

10. Betalning

För Exsens utförande av Tjänsterna skall Beställaren betala ersättning i enlighet med vad som anges i Offerten. Betalning skall erläggas inom femton (15) dagar från fakturadatum.

Om Beställaren är i dröjsmål med betalning och Exsens skriftligen anmodat Beställaren att betala förfallet belopp, får Exsens, fem dagar efter att anmodan mottagits av Beställaren, avbryta det fortsatta utförandet eller tillhandahållandet av Tjänsterna. Påminnelseavgift och dröjsmålsränta utgår enligt lag.

Om inget annat avtalats mellan parterna skall Exsens ha rätt till ersättning för utlägg, traktamentskostnader, rese- och logikostnader enligt följande:

1. I den utsträckning Tjänsterna utförs utanför Exsens i Avtalet angivna stationeringsort: för traktamentskostnader enligt RSV normer; 
2. Restidsersättning samt resekostnader avseende resa med egen bil: enligt av Exsens tillämpad taxa; 
3. För logikostnader och resekostnader avseende resa med annat färdmedel än egen bil: med uppkomna kostnader.

Resor på annat sätt än med egen bil skall om möjligt ske i ekonomiklass.

Beställaren skall erlägga betalning för ovan angivna kostnader, styrkta med kvitto, samt utlägg senast femton (15) dagar från datum för Exsens faktura.

Exsens äger rätt att på årlig basis justera samtliga priser i överensstämmelse enligt det av SCB publicerade Labour Cost Index (LCI) för tjänsteman preliminärt index, SNI 2007 kod J (Informations- och kommunikationsverksamhet), dock lägst 2 % per år.

11. Garantier

All hårdvara omfattas av 12 månaders garanti. Vid garantiärenden skall Beställaren på egen bekostnad ombesörja leverans till adress anvisad av Exsens.

12. Ansvar för fel

Utöver Exsens åtaganden avseende Underhåll & Support gäller följande.

Exsens skall avhjälpa fel i Systemet som medför att Systemet inte kan användas till det avsedda ändamålet.

Exsens förbinder sig att avhjälpa programfel och andra fel som innebär avvikelse från Specifikationen eller från vad som annars överenskommits.

Exsens ansvar omfattar inte (i) fel som är utan betydelse för leveransens avsedda användning och som inte innebär olägenhet för Beställaren, (ii) fel som beror på att Systemet eller delar därav har använts på annat än avsett sätt eller på att Systemet har ändrats utan Exsens medverkan eller godkännande, (iii) fel som beror på av Beställaren eller dennes underleverantörer tillhandahållna delar, eller (iv) fel som beror på att Beställaren inte har den hårdvara, mjukvara eller annan utrustning som krävs för att använda Systemet på avsett sätt.

Beställaren skall vid leverans genomföra en undersökning av Systemet. Beställaren godkänner Systemet om han inte inom fem dagar från leverans inkommer till Exsens med skriftligt skriftlig felanmälan.

Fel som upptäcks enligt 12.4 skall dokumenteras och anmälas skriftligen till Exsens inom skälig tid efter utförd undersökning och före betalning enligt 10.1. Exsens skall därefter ges skälig tid att av-hjälpa felet. Därefter skall ny undersökning genomföras.

När Systemet har godkänts eller borde ha godkänts enligt ovan, är Exsens felansvar begränsat till fel som upptäcks, dokumenteras och anmäls till Exsens inom ett (1) år från tidpunkten för god-kännandet. För att inte förlora sin rätt att föra talan mot fel skall Beställaren dock, oaktat vad som nyss sagts, anmäla felet inom skälig tid efter att det upptäckts. Exsens ansvarar inte för fel som har upptäckts eller borde ha upptäckts vid acceptanstest och som inte har dokumenterats och anmälts enligt ovan.

För det fall Beställaren anmält ett fel och det inte visar sig föreligga något fel som Exsens ansvarar för skall Beställaren ersätta Exsens för dennes kostnader i samband därmed enligt Exsens vid var tid gällande prislista och i övrigt enligt punkten 10.1 ovan.

För det fall Exsens inte har möjlighet att utföra sina åtaganden på grund av att Beställaren inte fullgjort sina åtaganden enligt Avtalet skall Beställaren ersätta Exsens indirekta och direkta skada.

13. Ansvar för försening

Exsens skall genomföra och leverera Systemet och utföra Tjänsterna i enlighet med Tidplanen.

Befarar Exsens att Systemet och/eller Tjänsterna eller del därav inte kan levereras inom angiven tid, skall Exsens utan dröjsmål meddela Beställaren anledningen härtill samt uppge när leverans kan ske. Parternas behöriga företrädare skall därvid överenskomma om ny tidpunkt för leverans. Kan överenskommelse härom inte träffas, har Exsens rätt till skälig tilläggstid för leverans. Exsens skall ersätta Beställaren för de merkostnader som förseningen orsakar, dock högst med ett belopp motsvarande tio (10) procent av den ersättning som dittills betalats till Exsens inom ramen för Avtalet. Sker leverans inte inom tilläggstiden och är förseningen av väsentlig betydelse för Beställaren, får Beställaren häva försenad del av Tjänsten genom skriftligt meddelande till Exsens. Vid hävning enligt ovan skall Exsens ersätta Beställaren för skada som Beställaren lider på grund av hävningen.

Exsens ansvarar inte i något fall för försening som beror på Beställaren eller någon på dennes sida. Vid sådan försening har Exsens rätt till erforderlig tidsförlängning. Beställaren skall ersätta Exsens för de merkostnader som förseningen orsakar.

14. Immateriella rättigheter

Om Exsens utförande av Tjänsterna initierar utvecklingsarbete avseende Systemet eller Tjänsterna, skall eventuella immateriella rättigheter som uppstått ur sådant arbete tillfalla Exsens med oinskränkt äganderätt.

Exsens ansvarar för att Systemet inte gör intrång i annans immateriella rätt och förbinder sig även att hålla Beställaren skadeslös för samtliga kostnader i anledning av att Systemet gör intrång i annans immateriella rätt. Vad som nu sagts gäller dock endast om Exsens informeras om påstått intrång omgående efter att Beställaren tagit del av information av innebörd att tredje man anser att Systemet inkräktar på annans immateriella rätt samt dessutom förutsatt att Exsens, på egen begäran, äger träda i Beställarens ställe vid sådan tvist.

Om intrång slutgiltigt befinnes föreligga och Exsens på sätt som ovan anförts fått deltaga i rättegång och förlikning eller om det enligt Exsens egen bedömning är troligt att sådant intrång föreligger, skall Exsens på egen bekostnad endera tillförsäkra Beställaren rätt att fortsätta att använda Systemet, eller ersätta det med annan motsvarande produkt, vars användning inte innebär intrång, eller ändra det så att intrång inte föreligger eller återta det och vid köpt produkt kreditera Beställaren ett belopp motsvarande Systemets värde med hänsyn till den tid det redan använts och normal avskrivningstid. Fullgör Exsens inte inom skälig tid sin skyldighet enligt ovan, har Beställaren rätt till sådant avdrag på priset som svarar mot leveransens nedsatta värde på grund av intrånget. Innebär intrånget väsentlig olägenhet för Beställaren har Beställaren rätt att genom skriftligt meddelande till Exsens häva Avtalet i sin helhet. Häver Beställaren Avtalet har Beställaren rätt till skadestånd.

I de fall Exsens vid utförande av Tjänsterna skall utnyttja Beställarens programvara ansvarar Beställaren för att erforderliga licensavtal föreligger för programvaran. I Beställarens ansvar ligger också att Beställaren skall tillförsäkra att licensavtalet tillåter att Exsens får utnyttja Beställarens programvara.

Detta Avtal ger inte part rätt att använda firma eller varumärken tillhörande den andra parten, förutom i de fall då det är nödvändigt för att Exsens skall kunna fullgöra sina åtaganden enligt Avtalet.

15. Övriga påföljder och ansvars begränsningar

Utöver det ansvar för fel som Exsens har enligt Avtalet skall part ersätta den andra parten för skada som denne lider i anledning av avtalsbrott.

Om inte annat anges i Avtalet samt med undantag för fall av grov vårdslöshet eller uppsåtligt handlande, är part inte skyldig att ersätta den andra partens indirekta skada.

Om inte annat anges i Avtalet samt med undantag för fall av grov vårdslöshet eller uppsåtligt handlande, skall parts ansvar för den andre partens skador vara begränsat per skadetillfälle till ett belopp motsvarande maximalt hälften av den ersättning som betalats till Exsens inom ramen för Avtalet.

Beträffande den hårdvara och övriga utrustning som omfattas av Systemet, samt i de fall Tjänsterna består i vidareupplåtelse av tredje man ägd immateriell rättighet, skall, oaktat vad som framgår av Avtalet, Exsens ansvar gentemot Beställaren inte vara annorlunda eller större än det ansvar Exsens kan göra gällande mot sådan tredje man.

Parterna saknar rätt att göra andra påföljder gällande än de som anges i Avtalet.

16. Befrielsegrunder

Part är inte ansvarig för underlåtenhet att fullgöra sina skyldigheter om fullgörandet av dessa är att hänföra till omständighet utanför dennes kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets ingående och vars följder parten inte heller skäligen kunde undvikit eller övervunnit. Beror underlåtenheten på någon som parten i sin tur anlitat är parten fri från ansvar för underlåtenheten endast om också den som parten anlitat skulle vara fri enligt vad nyss nämnts.

Part skall vara skyldig att i skälig omfattning vidta åtgärder för att lindra konsekvensen av befrielse-grunden.

Om befrielsegrunden består under mer än femton (15) dagar äger den part som åberopat befrielsegrunden rätt att frånträda Avtalet utan att ådraga sig ansvar gentemot den andra parten.

För att part skall kunna åberopa befrielsegrund skall parten utan dröjsmål underrätta den andra parten härom. 

17. Sekretess

Vardera parten förbinder sig att inte utan den andra partens medgivande till tredje man utlämna uppgifter om den andra partens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet eller uppgift som enligt lag omfattas av sekretesskyldighet. Som affärs- eller yrkeshemlighet skall alltid betraktas information som parten angivit som konfidentiell. Sekretesskyldigheten gäller inte sådan information som part kan visa blivit känd för honom på annat sätt genom fullgörande av Avtalet eller som är allmänt känd. Sekretesskyldigheten gäller ej heller när part är skyldig enligt lag lämna ut uppgifter. Är part skyldig enligt lag lämna ut uppgifter skall, innan sådant utlämnande sker, andra parten informeras därom.

Part skall genom sekretessförbindelse med personal eller andra lämpliga åtgärder tillse att sekretess enligt ovan iakttas. Exsens ansvarar för att även anlitad underleverantör undertecknar en sekretessförbindelse av motsvarande innehåll till förmån för andra parten.

18. Passivitet

Om part underlåter att vidta åtgärd med anledning av den andra partens bristande uppfyllelse av Avtalet i någon del, skall sådan underlåtenhet inte innebära att parten därefter inte äger vidta åtgärd för liknande eller annan bristande uppfyllelse av Avtalet.

19. Överlåtelse och upplåtelse av avtalet

Part får varken överlåta eller upplåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt Avtalet utan den andra Partens skriftliga medgivande. Exsens får dock utan Beställarens medgivande överlåta sin rätt till betalning enligt Avtalet.

20. Upphörande / Förtida upphörande

Uppsägning av avtalet från båda parter är löpande 12 månader.

Om Beställaren väljer att inte använda systemet, eller bara i begränsad omfattning, utgår en minimiavgift som motsvarar 75% av månadsavgiften. Månadsavgiften baseras på snittavgiften från de senaste 6 månader då Timeplan användes i full omfattning.

Parterna äger rätt att säga upp detta Avtal med omedelbar verkan om:

1. Part väsentligt åsidosätter sina förpliktelser enligt detta Avtal och inte vidtar full rättelse inom fjorton (14) dagar efter skriftlig uppmaning att vidta rättelse, eller 
2. Part ställer in sina betalningar, erbjuder ackord, blir föremål för utmätning, försätts i konkurs eller om annan liknande omständighet inträffar som skäligen kan anses utgöra tecken på att obestånd föreligger.

Om Avtalets sägs upp med stöd av punkten 20.2 a) eller b), skall Beställaren, på Exsens begäran, antingen returnera eller förstöra alla kopior av sådan mjukvara eller dokumentation som ingår i Systemet.

21. Ändringar och tillägg

Ändring av eller tillägg till Avtalet skall ske skriftligen och undertecknas av behöriga företrädare för båda Parter.

22.   Meddelanden

Meddelanden skall lämnas genom bud, rekommenderat brev, telefax eller elektroniskt meddelande till Parternas i Avtalet angivna eller senare ändrade adresser. Bevis för att meddelande postats eller avsänts med telefax skall utgöra bevis för mottagande. Meddelandet skall anses ha kommit mottagaren tillhanda;

• om avlämnat med bud: vid avlämnandet;
• om avsänt med rekommenderat brev: två dagar efter avlämnande för postbefordran;
• om avsänt med telefax: vid avsändandet
• om avsänt som elektroniskt meddelande; vid mottagandet då det elektroniska meddelandet kommit till mottagarens elektroniska adress under förutsättning av att avsändande part även sänt meddelandet per rekommenderat brev samma dag.

Ändring av adress skall meddelas motparten på i denna klausul föreskrivet sätt.

23. Lagval och tvistlösning

Detta Avtal skall tolkas och tillämpas i enlighet med svensk lag.

Tvist i anledning av Avtalet skall slutligt avgöras genom skiljedom administrerat vid Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (Institutet). Skiljeförfarandet skall äga rum i Göteborg.

Institutets Regler för Förenklat Skiljeförfarande skall gälla om inte Institutet med beaktande av målets svårighetsgrad, tvisteföremålets värde och övriga omständigheter bestämmer att Reglerna för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut skall tillämpas på förfarandet. I sistnämnda fall skall Institutet också bestämma om skiljenämnden skall bestå av en eller tre skiljemän.

24. Personuppgiftsbiträdesavtal

Kunden är medveten och samtycker till att personuppgifter hänförliga till Kunden, dess Användare samt de personuppgifter som Användare anger i tjänsten behandlas och lagras hos Leverantören i enlighet med det separata dokumentet Timeplan General Data Protection Regulation (GDPR). 

Kunden är personuppgiftsansvarig i dataskyddsförordningens (GDPR) mening och Leverantören agerar som personuppgiftsbiträde och utför vissa tjänster, inklusive databehandling, enligt instruktioner från och på uppgift av Kunden.