Skippa planeringskaoset inför semestern genom att följa 5 enkla steg

1. Ta reda på vad som gäller vid semesterplanering 

Innan du börjar planera inför semestern kan det vara en fördel att ta reda på vad som gäller vid semesterplanering och vad som är viktigt för just din verksamhet. Börja med att läsa igenom ert kollektivavtal för att få reda på hur semesterförläggningen ska ske. Exempelvis kan det vara att huvuddelen av semestern ska förläggas under en specifik period eller att planeringen ska vara klar vid ett visst datum.

2. Informera dina medarbetare

Informera dina medarbetare när det är dags att kolla på vilka veckor de vill ha semester, så att du hinner pussla ihop schemat i god tid innan sommaren. Se även till att de vet hur man ansöker om semester och hur denna processen går till för att underlätta både för dig och dina medarbetare. Att ha ett personalhanteringssystem kan spara dig massor med tid då du genom detta bl.a. kan hantera ledighetsansökningar och schemaläggning, vilket kan underlätta semesterplaneringen inför sommaren. 

3. Skriv en lista på vad som behövs göras innan semestern 

Att ha en tydlig “att-göra”-lista som du och dina medarbetare kan följa till punkt och pricka kan underlätta och minska stressen inför semesterplaneringen. Det är alltid skönt att få jobbat bort så mycket som möjligt innan ledigheten. Börja med att lista upp alla punkter som behöver vara klara innan sommaren. Om du märker att det blir väldigt många punkter som du misstänker att ni inte hinner med är det viktigt att börja prioritera. Tänk noga igenom vilka uppgifter som är viktigast att ha fått gjort innan semestern och lägg dom i en “prio-lista”.

Börja då med att bocka av allt från “prio-listan” för att sedan gå på “att göra-listan” om tid finns över. När ni sedan återgår till arbetet igen har ni en tydlig lista på vad ni inte hann med innan semestern som ni kan sätta igång att bocka av nu. Det kan även vara bra att skriva en lista på övriga uppgifter som behövs göras när ni återkommer till arbetet så att inget missas.  

4. Ta in säsongsarbetare

När personalen går på semester så behöver det finnas någon som tar över så att företaget fortsätter rulla och inte hamnar på paus. Säsongsarbetare är den perfekta lösningen för de hektiska sommarmånaderna. Säsongsarbeten kan variera i längd men det utförs endast en del av året som exempelvis sommaren. Varje sommar så får tusentals studenter sommarlov och är därför på jakt efter ett säsongsarbete där de kan tjäna pengar. Studenter har oftast inte så mycket erfarenhet men de är ofta drivna och har en viljestyrka till att lära sig. 

Säsongsanställda omfattas av avtalsförsäkringarna precis som ordinarie personal. Detta är ett skydd som gäller from den första arbetstimmen oavsett vilken typ av eller längd på anställning man har. Skyddet är dock begränsat för de som är 16 år eller yngre. Glöm inte att skriva på anställningsavtal då du enligt lag måste ha vissa uppgifter skriftligen. Läs mer om Avtalsförsäkringar

5. Ha ett backupsystem - var beredd på allt 

Det är viktigt att ditt företag har en bra plan för hur ni ska hantera olika situationer ni kan hamna i. Ni bör exempelvis vara förberedda på hur ni ska göra om det helt plötsligt kommer en värmebölja och ni dubblar era besökare. Eller om motsatsen sker, det bara regnar och regnar och besökarna minskar med hälften. Då bör ni ha en plan för hur ni hanterar omkostnaderna och ser till att budgeten inte spricker.

Ett personalhanteringssystem kan hjälpa dig att tackla de oväntade situationer som kan uppstå under sommaren där du kanske inte har lika många medarbetare med erfarenhet på plats. Med ett personalhanteringssystem kan du enkelt skapa nya scheman och förutse dina personalkostnader med några knapptryck. Vill du prova? Skapa ett gratiskonto hos Timeplan redan nu!