Under den första tiden på arbetsplatsen är det viktigt att se till så medarbetaren får rätt förutsättningar och information för att kunna utföra sina arbetsuppgifter och trivas på jobbet. Tyvärr kan en dålig introduktion resultera i att medarbetaren inte stannar kvar så länge som ni hoppats på, vilket blir kostsamt för er organisation. Med en bra introduktionsrutin sparar ni inte bara pengar, utan motarbetar även möjliga skador som kan uppstå vid bristande kunskap hos er nya medarbetare.
Som ny på en arbetsplats finns det mycket som kan få även en rutinerad arbetare känna sig stressad och förvirrad. För att underlätta för era nya rekryteringar finns det flera olika sätt att få dem att känna sig välkomna till företaget och se till så att de har koll på sina arbetsuppgifter och kan börja prestera.
Innan anställningen börjar
Ett första intryck sitter kvar länge, så det är viktigt att ni visar upp er från er bästa sida med detsamma. Redan vid anställningsintervjun bör ni se till att sälja in ert företag och vad ni står för för att ge rätt förväntningar hos den nya medarbetaren. Undvik att lova guld och gröna skogar, men se till att trycka på era fördelar. Det är viktigt att komma ihåg att kandidaterna också utvärderar ifall er organisation är en arbetsplats de vill jobba på.
Efter kontraktskrivning
Skriver ni kontrakt i era lokaler, kan det vara en bra idé att ge en snabb rundtur av lokalerna och kollegorna. Detta kan underlätta för medarbetaren på första arbetsdagen, då allt inte är helt främmande och nytt. Har ni en välkomstbroschyr eller marknadsföringspaket bör ni med fördel låta medarbetaren ta del av dessa så att medarbetaren kan bekanta sig med företaget i lugn och ro innan första arbetsdagen.
Ett bra sätt att göra en introduktion på är att låta den nya medarbetaren få handledning av en erfaren kollega.
Innan medarbetaren börjar
När ni sedan har anställt den nya medarbetaren, ser ett bra introduktionsprogram till att hen känner sig välkommen på ett sätt som får medarbetaren att vilja stanna kvar i organisationen och kunna börja prestera så snabbt som möjligt. Den första tiden på en ny arbetsplats är avgörande eftersom den nya medarbetaren är mer benägen att ta till sig information under denna tidsperiod.
Tänk på att en ny medarbetare får intryck från hela företaget, inte bara den officiella introduktionen. Genom att studera och ta efter erfarna medarbetare och överordnade chefer tar den nya medarbetaren till sig organisationens kultur, värderingar, regler och accepterade beteenden. Om era anställda kringgår organisationens officiella regler, är risken stor att den nya medarbetaren tar efter.
Introduktionen bör ge information om organisationen, policys och diverse verktyg som behövs för att kunna prestera i rollen. Den anställde ska även få information om kommunikationskanaler och regler som organisationen följer. Många använder sig av en allmän introduktion, men det är viktigt att se till så att den anpassas efter individen och dess befattning.
Svensk arbetsmiljölagstiftning har vissa krav på hur en ny medarbetare ska introduceras:
- Introduktionen bör anpassas efter individuella förutsättningar så som erfarenhet, språkkunskap, kulturell bakgrund och ålder.
- Den nya medarbetaren ska få en uppfattning om sina egna arbetsuppgifter och även hur man står i förhållande till andra roller i organisationen för att få en uppfattning om hur verksamheten fungerar i stort.
Planera en introduktion som passar ert företag
Nu behöver ni bestämma hur ni vill lägga upp introduktionen. Vill ni lägga upp det som en föreläsning, ett informationsblad eller en introduktionsfilm brukar det kallas för formell introduktion. Fördelen med detta är att det är tidseffektivt, då man lätt kan introducera flertalet nya medarbetare samtidigt. Denna metod är därför vanlig vid större rekryteringar. Men tänk på att det lätt kan bli förvirrande med mycket information samtidigt, så det kan vara en god idé att låta medarbetaren få informationen även skriftligt så hen kan gå tillbaka och kolla upp saker om något är oklart.
Ni kan även välja att låta all introduktion ske på arbetsplatsen genom en handledare i en erfaren kollega i en liknande tjänst. Detta innebär oftast att man följer kollegan i det dagliga arbetet. Detta sätt ger medarbetaren tydliga fotspår att följa, och är ett bra sätt att nå ut med de osynliga reglerna och normerna i er organisation.
Vanligt är att använda sig av en kombination av båda, med exempelvis en formell introduktion första dagen, för att sedan fortsätta på plats med kollegorna.
Första arbetsdagen
Innan medarbetaren börjar för dagen bör ni se till så att den har en komplett arbetsplats och/eller utrustning som behövs. Detta inkluderar allt från skrivbord och stol, arbetsdator, till arbetskläder och uniform. Det kan även vara trevligt om ni sätter ihop ett litet välkomstpaket, med exempelvis företagsprodukter och något gott att äta.
Sätt upp mål tillsammans
Ni bör även sätta upp tydliga mål tillsammans med medarbetaren och diskutera förväntningar ni båda har på varandra. Detta kan göras genom en tvådelad utvecklingsplan:
- Mål och förväntningar på den nya medarbetarens arbete. Tänk på att målen ska ha en tydlig tidsplan, vara specifika och rimliga samt möjliga att utvärdera.
- Förväntad utveckling baserat på tidigare erfarenhet och kunskap. Det finns mycket som påverkar hur snabbt en medarbetare utvecklas på arbetsplatsen. Se till så att förväntad utveckling baseras på individnivå för att undvika press och ouppnåeliga mål.
Kom ihåg!
Det är en fortlöpande process att se till så att medarbetaren trivs och utvecklas i er organisation. Se därför till att regelbundet stämma av hur det går och ifall något behöver förbättras.